Cómo cargar tus facturas de compra con una foto, sin tipear nada
Cargar las facturas de compra a mano es de esas tareas que siempre quedan para fin de mes: una pila de papeles, PDFs en el mail y un rato largo tipeando CUIT, números e importes. En declar.ar podés sacarle una foto a la factura del proveedor o subir el PDF, y el sistema lee los datos y te la deja cargada como borrador para que la revises y confirmes.
Si preferís traerlas todas juntas, también podés importar los comprobantes recibidos desde el archivo de Mis Comprobantes de ARCA. Abajo te explico las dos formas, por qué conviene tener las compras al día y qué pasa cuando confirmás una.
Por qué conviene cargar las compras
Las facturas de compra no son solo un papel para guardar. Cargadas en el mismo sistema donde facturás, te sirven para:
- El crédito fiscal: si sos responsable inscripto, el IVA de tus compras con factura A se resta del IVA de tus ventas. Sin compras cargadas, tu posición de IVA te va a dar más de lo que realmente tenés que pagar.
- El Libro IVA Compras: sale armado a partir de lo que cargaste, listo para el contador o para ARCA. Lo contamos en Libro IVA Digital de ventas y compras.
- El stock: si controlás inventario, al confirmar la compra la mercadería entra al stock con el costo de la factura.
- Las cuentas a pagar: ves cuánto le debés a cada proveedor, qué está vencido y registrás los pagos.
Cómo funciona la carga con una foto
- Subís la foto o el PDF de la factura del proveedor. Puede ser la foto del papel que te dieron con la mercadería o el PDF que te llegó por mail.
- declar.ar lee el comprobante: identifica si es factura, nota de crédito o nota de débito, la letra, el punto de venta y el número, la fecha, el CUIT y la razón social del proveedor, el CAE, el IVA y el total.
- Te lo deja como borrador. No se registra nada solo: revisás que los datos coincidan con el papel y corregís lo que haga falta.
- Confirmás y la compra queda registrada.
Una foto nítida, de frente y con buena luz se lee mucho mejor que una sacada de costado o con sombras. Si el comprobante tiene varias páginas, el PDF original es la mejor opción.
También se lo podés mandar a Zara
Si ya usás a Zara, la asistente de declar.ar, adjuntale la foto o el PDF en el chat y te deja la compra cargada como borrador, igual que desde la pantalla de compras. Es cómodo desde el celular: recibís la factura en el local, le sacás la foto y listo. Más sobre Zara en facturar por voz con Zara.
Traer todas las compras desde Mis Comprobantes
ARCA registra todas las facturas electrónicas que te emiten tus proveedores. Desde el servicio Mis Comprobantes, con tu clave fiscal, podés descargar el archivo de comprobantes recibidos de un período y después importarlo en declar.ar.
Sirve para ponerte al día de una vez o para cruzar que no se te haya escapado ninguna factura. La foto es ideal para el día a día; la importación, para cargar en bloque.
| Foto o PDF | Archivo de Mis Comprobantes | |
|---|---|---|
| Cuándo conviene | Cada vez que recibís una factura | Para cargar un mes entero o ponerte al día |
| De dónde salen los datos | Del comprobante que subís | De lo que ARCA tiene registrado como recibido |
| Revisión | Borrador para revisar y confirmar | Vista previa antes de importar |
Detección de gastos repetidos
Cuando la misma factura llega por mail, en papel y además está en el archivo de ARCA, es fácil cargarla dos veces. declar.ar busca gastos repetidos: compras del mismo proveedor y por el mismo importe dentro de una ventana de días que elegís. Te las muestra juntas para que decidas cuál sobra antes de que te infle el crédito fiscal o la deuda con el proveedor.
Qué pasa cuando confirmás una compra
- Queda en el Libro IVA Compras del período, con el IVA separado por alícuota.
- Suma a la cuenta del proveedor: aparece como pendiente de pago hasta que registres el pago.
- Ingresa el stock, si tenés el control de stock activo, al costo que figura en la factura.
- Se puede clasificar por rubro (mercadería, servicios, alquiler, etc.), de a una o varias juntas, para ver en qué se va la plata y pasarle el detalle al contador.
Si después llega una nota de crédito del proveedor, la cargás asociada a la factura original y el saldo se ajusta solo.
Cómo se hace en declar.ar
El módulo de compras está disponible desde el plan Plus y se activa desde el panel. Una vez activo:
- En Compras subís la foto o el PDF y revisás el borrador.
- O se la mandás a Zara desde el chat.
- Para cargar en bloque, importás el archivo de comprobantes recibidos de Mis Comprobantes.
- Los proveedores nuevos se dan de alta con su CUIT y los datos salen del padrón de ARCA.
Con las compras al día, el siguiente paso natural es saber qué reponer: lo explicamos en stock mínimo, reposición y órdenes de compra. Podés probar Plus 14 días sin tarjeta; los detalles están en la página de planes.
Preguntas frecuentes
¿La compra se registra sola cuando subo la foto?
No. declar.ar la deja como borrador y recién se registra cuando la revisás y confirmás.
¿Sirve con facturas en papel?
Sí. Le sacás una foto al papel. Cuanto más nítida y derecha, mejor la lectura.
¿Y si lee mal un dato?
Lo corregís en el borrador antes de confirmar. Por eso siempre conviene revisar el CUIT, el número y el total contra el papel.
¿Tengo que cargar las compras si soy monotributista?
No tomás crédito fiscal, pero cargarlas te sirve para controlar el stock, saber cuánto le debés a cada proveedor y ver en qué gastás.
¿Mi contador puede ver las compras?
Sí. Si lo invitás con el rol de contador, descarga el Libro IVA Compras y las compras por rubro desde su panel.
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