Stock mínimo, reposición y órdenes de compra: cómo saber qué comprar y cuánto
Quedarte sin un producto que se vende todos los días te hace perder ventas; comprar de más inmoviliza plata en el depósito. La forma de evitar las dos cosas es definir para cada producto un stock mínimo (cuándo pedir) y un stock máximo u objetivo (hasta cuánto pedir), y que el sistema te avise cuando hay que reponer.
En esta guía te explico esos conceptos, el circuito orden de compra → recepción → stock, y cómo se hace en declar.ar con la reposición sugerida.
Los conceptos básicos
- Stock mínimo: la cantidad por debajo de la cual no querés estar. Cuando la existencia llega ahí, hay que pedir. Tiene que cubrir lo que vendés mientras esperás que llegue el pedido.
- Stock máximo u objetivo: la cantidad hasta la que querés reponer. Pedir hasta el máximo evita hacer pedidos chicos todas las semanas.
- Pendiente de recibir: lo que ya pediste y todavía no llegó. Hay que descontarlo al calcular cuánto pedir, si no pedís dos veces lo mismo.
- Costo promedio ponderado (PPP): el costo de cada unidad en stock, que se recalcula con cada compra según cuánto tenías y a qué costo entró lo nuevo. Es el que sirve para valuar el inventario y saber el margen real.
Cómo definir el mínimo
Una regla práctica: mínimo = venta diaria promedio × días que tarda el proveedor en entregar, más un margen de seguridad. Si vendés 10 unidades por día y el proveedor tarda 5 días, el mínimo es 50, y con un margen podés llevarlo a 60.
El máximo depende de cada cuánto querés pedir y del espacio y la plata que tenés: si querés pedir cada dos semanas, el máximo debería cubrir unas dos semanas de venta más el mínimo.
Cuánto pedir
La cuenta, para un producto que llegó al mínimo:
| Concepto | Unidades |
|---|---|
| Stock máximo | 200 |
| − Existencia actual | 55 |
| − Ya pedido y no recibido | 40 |
| = A pedir | 105 |
El circuito: orden, recepción y factura
- Orden de compra: le pedís al proveedor qué productos, cuántos y a qué precio. Queda registro de lo pedido.
- Recepción: cuando llega la mercadería, registrás lo que realmente llegó contra la orden. Es lo que hace entrar el stock. Si llegó una parte, la orden queda recibida parcialmente y lo que falta sigue pendiente.
- Factura de compra: el proveedor te factura. Se vincula a la orden para que la mercadería no entre dos veces.
Separar la recepción de la factura es importante: muchas veces la factura llega antes o después que la mercadería, o por una cantidad distinta. El stock tiene que reflejar lo que entró al depósito, no lo que dice el papel.
Errores comunes
- No cargar mínimos y enterarte del faltante cuando un cliente pide el producto.
- Pedir sin mirar lo pendiente y duplicar pedidos.
- Dar ingreso a la mercadería con la factura en lugar de con lo que llegó: si llegó menos, el stock queda inflado.
- Ajustes sin registrar: roturas, mermas o diferencias de conteo que no se cargan dejan el stock del sistema lejos del real.
Cómo se hace en declar.ar
Stock y compras están disponibles desde el plan Plus:
- Activación del stock con un asistente que te deja hacer la carga inicial de existencias.
- Existencias e historial de movimientos (kardex) por producto, con costo promedio ponderado.
- Alertas de stock bajo mínimo para los productos que llegaron a su mínimo.
- Ajustes de inventario para roturas, mermas o diferencias de conteo.
- Las ventas descuentan stock al facturar o al vender en la caja.
- Reposición sugerida: el sistema lista los productos que llegaron al mínimo y calcula cuánto pedir para llevarlos al máximo (o al doble del mínimo si no cargaste máximo), descontando lo que ya tenés y lo que está pedido en órdenes abiertas. Con un clic genera las órdenes de compra en borrador, una por proveedor preferido; los productos sin proveedor asignado aparecen aparte.
- Órdenes de compra con el costo del proveedor precargado, que confirmás y mandás al proveedor en PDF por email.
- Recepción de mercadería contra la orden, total o parcial: es la que ingresa el stock. Si después cargás la factura de compra vinculada a la orden, no se duplica el ingreso.
En el plan Pro además manejás varios depósitos, con transferencias entre ellos y cada punto de venta descontando de su depósito.
Para mantener los costos al día podés importar la lista de precios de cada proveedor (lo contamos en listas de precios), y para cargar las facturas de compra sin tipear, desde una foto. Más sobre el módulo en el programa para controlar ventas y stock y en el sistema de gestión para PyMEs.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si no cargo stock máximo?
En declar.ar la reposición sugerida lleva el producto al doble del mínimo. Igual conviene cargar el máximo para que la cantidad refleje cómo comprás.
¿El stock entra con la factura o con la recepción?
Si la compra tiene orden, entra con la recepción, que registra lo que realmente llegó. Una factura de compra sin orden vinculada ingresa el stock al confirmarla.
¿Puedo recibir un pedido en partes?
Sí. Cada recepción ingresa lo que llegó y la orden queda recibida parcialmente hasta completarse.
¿Cómo se calcula el costo de lo que vendo?
Con el costo promedio ponderado: cada compra recalcula el costo promedio de las unidades en stock y las ventas salen a ese costo.
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