Cómo anular una factura electrónica con una nota de crédito

Una factura electrónica que ya tiene CAE no se puede borrar ni editar. ARCA ya la registró a tu nombre y a nombre de tu cliente, así que para dejarla sin efecto tenés que emitir una nota de crédito que la compense, total o parcialmente.

La nota de crédito es un comprobante más: lleva la misma letra que la factura original, queda asociada a ella y también recibe su propio CAE. En esta guía te explico cuándo usarla, cómo corregir los errores más comunes y cómo hacerlo en declar.ar.

Por qué no se puede "borrar" una factura

Cuando emitís una factura electrónica, tu sistema la envía a ARCA y ARCA la autoriza devolviendo el CAE (si querés saber más, mirá qué es el CAE y cómo verificar una factura). Desde ese momento el comprobante existe para el organismo: suma a tu facturación, y si es una factura A, tu cliente puede computar el IVA como crédito fiscal.

Por eso no hay un botón de "anular" en ARCA. La única forma de revertir una operación facturada es con otro comprobante que la neutralice: la nota de crédito. El resultado contable es el mismo que una anulación, pero queda trazabilidad de lo que pasó.

Nota de crédito total o parcial

• Total: por el mismo importe de la factura. Se usa cuando la operación no se hizo, la factura salió con datos equivocados o la emitiste dos veces.
• Parcial: por una parte del importe. Se usa para devoluciones de parte de la mercadería, descuentos o bonificaciones que se acuerdan después de facturar, o cuando cobraste de más.

Si en lugar de bajar el importe necesitás aumentarlo (te olvidaste de un ítem, un recargo por pago fuera de término, una diferencia de precio), lo que corresponde es una nota de débito, que funciona igual pero en sentido contrario.

Qué letra lleva la nota de crédito

La nota de crédito siempre es de la misma letra que la factura que corrige:

Además, la nota de crédito tiene que indicar a qué comprobante corresponde (tipo, punto de venta y número de la factura original). ARCA lo exige para autorizarla, así que un sistema de facturación lo completa por vos cuando la generás desde la factura.

Si no tenés claro qué letra te corresponde emitir en primer lugar, repasá la diferencia entre factura A, B y C.

Cómo corregir los errores más comunes

Le facturaste al cliente equivocado

Emití una nota de crédito total asociada a la factura errónea, a nombre del mismo cliente que figura en ella. Después hacé una factura nueva al cliente correcto. No se puede "cambiar el destinatario" de una factura existente.

Te equivocaste en el importe

• Si facturaste de más: nota de crédito parcial por la diferencia.
• Si facturaste de menos: nota de débito por la diferencia, o nota de crédito total y una factura nueva con el importe correcto.

Cuando el error es grande o hay varios ítems mal cargados, suele ser más claro para el cliente anular todo y refacturar que mandarle dos o tres comprobantes de ajuste.

Emitiste la letra equivocada

Por ejemplo, hiciste una factura B a un responsable inscripto que necesitaba una A. La corrección es una nota de crédito B asociada a esa factura B (la nota sigue la letra del comprobante que anula) y después una factura A nueva.

Facturaste dos veces la misma venta

Nota de crédito total sobre uno de los dos comprobantes, normalmente el último. Es un error típico cuando se factura a mano una venta que además factura sola una integración. En declar.ar, si la misma venta entra por Mercado Pago y por Tiendanube, se factura una sola vez.

Qué pasa con la numeración

La factura anulada conserva su número y sigue apareciendo en tus registros. La nota de crédito tiene su propia numeración correlativa, separada de la de facturas, por punto de venta y por letra. No hay saltos ni números "liberados": el próximo comprobante que emitas sigue la secuencia normal.

En el Libro IVA Ventas la factura y la nota de crédito aparecen las dos, y la nota resta. Por eso es importante que el importe y la alícuota de IVA de la nota coincidan con lo que estás anulando.

El caso especial de la Factura de Crédito Electrónica MiPyME

Si la factura que querés corregir es una FCE MiPyME, las reglas son otras: tiene sus propias notas de crédito y débito, y lo que podés hacer depende de si el cliente ya la aceptó o la rechazó. Lo explicamos en qué es la Factura de Crédito Electrónica MiPyME.

Cómo se hace en declar.ar

Depende de tu plan:

• Plus y Pro: abrís la factura y generás la nota de crédito con un clic. declar.ar copia el cliente, los ítems y la referencia al comprobante original; si es parcial, ajustás las cantidades o el importe antes de emitir. ARCA la autoriza con CAE al instante, y el saldo de la cuenta corriente del cliente se actualiza solo.
• Gratis: la nota de crédito se hace desde el portal de ARCA y después la registrás en declar.ar con un botón, para que tus reportes y el estado de la factura queden al día.

También podés pedírsela a Zara, el asistente incluido en todos los planes: le escribís o le mandás un audio del estilo "anulá la última factura de Pérez" y te arma la nota de crédito. Como con cualquier comprobante, Zara nunca emite sin que lo revises y confirmes. Más sobre eso en facturar por voz con Zara.

El PDF de la nota de crédito sale con código QR y lo podés mandar al cliente por mail o WhatsApp, igual que una factura.

Preguntas frecuentes

¿Puedo anular una factura electrónica en la web de ARCA?
No hay una opción de anulación. Lo que se hace en ARCA, o en cualquier sistema de facturación, es emitir una nota de crédito asociada a la factura.

¿La nota de crédito necesita CAE?
Sí. Es un comprobante electrónico como la factura y ARCA lo autoriza con su propio CAE.

¿Tengo que avisarle al cliente?
Sí, conviene mandarle la nota de crédito. Si es responsable inscripto y ya computó el IVA de la factura A, la nota de crédito le reduce ese crédito fiscal, así que necesita tenerla.

¿Puedo hacer una nota de crédito sin factura asociada?
ARCA pide indicar el comprobante que se corrige (en algunos casos admite informar el período al que corresponde). Para descuentos o ajustes generales sobre varias facturas, consultá con tu contador cómo conviene documentarlo.

¿Si soy monotributista también tengo que hacer nota de crédito?
Sí, una nota de crédito C. Además de corregir el comprobante, evita que esa factura sume a tu facturación de los últimos 12 meses para la recategorización.