Qué es el CAE y cómo verificar si una factura electrónica es válida

El CAE (Código de Autorización Electrónico) es el número que ARCA le asigna a cada factura electrónica cuando la autoriza. Una factura sin CAE no es una factura válida: es un papel con números. Lo vas a ver impreso en el pie de cualquier comprobante electrónico, junto con su fecha de vencimiento y el código QR.

Si recibiste una factura y querés saber si es real, podés verificarla gratis en la web de ARCA con la constatación de comprobantes, sin clave fiscal. Abajo te explico cómo, y qué hacer si no da bien.

Qué es el CAE

Cada vez que emitís una factura electrónica, tu sistema le manda a ARCA los datos del comprobante: tu CUIT, el tipo y la letra, el punto de venta, el número, la fecha, el receptor y los importes. ARCA valida que todo sea coherente (que el número siga la secuencia, que el punto de venta exista, que la letra corresponda a tu condición frente al IVA, entre otras cosas) y, si está todo bien, devuelve un código de 14 dígitos: el CAE.

Ese código es la prueba de que el comprobante quedó registrado en ARCA. A partir de ahí la factura existe para el organismo y para tu cliente, y ya no se puede modificar: si hay un error, se corrige con una nota de crédito.

Si ARCA rechaza el comprobante, no hay CAE: el sistema te devuelve el motivo del rechazo (por ejemplo, un CUIT de receptor inválido o una fecha fuera de rango) y la factura no se emite.

CAE, CAEA y CAI: no confundirlos

• CAE: autorización comprobante por comprobante, en el momento. Es lo que usan la web de ARCA y los sistemas conectados por web services.
• CAEA: un código "anticipado" que ARCA asigna por período a quienes están habilitados para usarlo; los comprobantes se informan después. Es una modalidad para casos puntuales, la mayoría de los contribuyentes no la usa.
• CAI: el código de las facturas impresas en talonario por una imprenta. No es factura electrónica.

Qué significa la fecha de vencimiento del CAE

Junto al CAE aparece una fecha de vencimiento. Genera mucha confusión, pero no quiere decir que la factura "vence" ni que deja de ser válida en esa fecha. Es el plazo de vigencia de la autorización, pensado para el momento de emitir y entregar el comprobante.

Una factura emitida con CAE y entregada a tu cliente sigue siendo válida después de esa fecha. No tenés que hacer nada cuando llega, y tu cliente tampoco.

Cómo verificar si una factura es válida

Hay dos formas, y conviene conocer las dos.

1. Constatación de comprobantes en la web de ARCA

ARCA tiene un servicio público de constatación de comprobantes (lo encontrás buscando "constatación de comprobantes ARCA"). No necesitás clave fiscal. Te pide los datos que figuran en la factura:

1. CUIT del emisor.
2. Modalidad de autorización (CAE, en la gran mayoría de los casos).
3. Tipo de comprobante, punto de venta y número.
4. Fecha de emisión e importe total.
5. El código de autorización (el CAE).
6. Tipo y número de documento del receptor, si la factura lo tiene.

Si los datos coinciden con lo que ARCA tiene registrado, la respuesta es que el comprobante está autorizado. Si algún dato no coincide, te lo indica.

2. Escanear el código QR

Las facturas electrónicas llevan un código QR que, al escanearlo con el celular, abre una página de ARCA con los datos del comprobante: emisor, fecha, tipo, número, importe y CAE. Sirve para comparar rápido lo que dice el QR con lo que está impreso en la factura.

El QR sirve para un control rápido; si querés certeza de que el comprobante está autorizado, usá la constatación. Un QR que lleva a otra página que no es de ARCA, o que muestra datos distintos a los impresos, es una señal de alarma.

Qué hacer si una factura que recibiste no constata

1. Revisá lo que cargaste. La mayoría de los "no constata" son un número tipeado mal, el importe con o sin decimales, o la fecha en otro formato.
2. Confirmá el tipo de comprobante. No es lo mismo factura A que nota de débito A; si elegís el tipo equivocado, no va a coincidir.
3. Pedile explicaciones al emisor. Puede haber sido un error de su sistema o un comprobante que después anuló.
4. No lo registres hasta resolverlo. Si sos responsable inscripto, una factura A que no constata no te sirve como respaldo del crédito fiscal. Hablalo con tu contador antes de pagarla o de computarla.

Por qué con un sistema conectado el CAE llega al instante

Si facturás desde la web de ARCA, cargás cada campo a mano en sus pantallas y al final te dan el CAE. Un sistema de facturación hace lo mismo pero conectándose directo a los web services de ARCA: arma el comprobante con los datos que ya tenés guardados, lo envía y recibe el CAE en segundos, sin que salgas de tu panel.

Así funciona declar.ar: cada factura que emitís se autoriza en el momento y el PDF ya sale con el CAE, su vencimiento y el código QR. Lo explicamos en detalle en cómo funciona la integración de declar.ar con ARCA.

Cómo se hace en declar.ar

• Emitís la factura (a mano, desde un cliente guardado, desde Excel, desde un cobro de Mercado Pago o pidiéndosela a Zara por audio o por mensaje).
• declar.ar la envía a ARCA y, si se autoriza, la guarda con su CAE. Si ARCA la rechaza, te muestra el motivo para que lo corrijas antes de volver a intentar.
• El PDF sale con CAE, vencimiento y QR, listo para mandar por mail o WhatsApp. Tu cliente puede constatarlo en ARCA con esos mismos datos.

Si todavía no facturás con un sistema, podés empezar con el plan Gratis, que permite facturación simple sin límite. Los detalles están en la página de planes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos dígitos tiene el CAE?
Catorce. Aparece en el pie de la factura junto a la fecha de vencimiento del CAE.

¿Una factura sin CAE es válida?
No. Si es una factura electrónica, tiene que tener CAE (o CAEA, en la modalidad anticipada). Sin código de autorización no es un comprobante válido.

¿La factura deja de ser válida cuando vence el CAE?
No. La fecha de vencimiento del CAE es el plazo de la autorización para emitir y entregar el comprobante; una factura ya entregada sigue siendo válida.

¿Necesito clave fiscal para constatar una factura?
No. La constatación de comprobantes de ARCA es pública: alcanza con los datos que figuran en la factura.

¿Puedo verificar mis propias facturas?
Sí, con el mismo servicio. También las vas a ver en "Mis Comprobantes" dentro de ARCA, con tu clave fiscal.