Facturás desde el portal de ARCA y desde un sistema: cómo no perder ninguna factura

Pasa más de lo que parece: facturás casi todo con un sistema, pero alguna factura sale desde el portal de ARCA porque estabas apurado, porque la hizo otra persona o porque todavía usás otro programa en una sucursal. ARCA tiene todas, pero tu sistema solo conoce las que emitió él, y tus reportes, tu IVA y las cuentas de tus clientes dejan de cerrar.

En declar.ar hay tres formas de traer esas facturas: la sincronización nocturna con ARCA en los planes pagos, la importación del archivo de Mis Comprobantes y la importación histórica por web service. Acá te explico cuándo usar cada una y cómo evitar los problemas de numeración.

Qué se rompe cuando una factura se emite por fuera

• Los reportes: lo facturado del mes, por cliente y por producto, queda corto.
• El IVA: el débito fiscal y el Libro IVA Ventas no coinciden con lo que ARCA tiene registrado. Si sos monotributista, el control del tope de tu categoría también queda corto.
• La cuenta corriente: el cliente te debe una factura que tu sistema no conoce, o al revés, una nota de crédito hecha en ARCA no baja su saldo.
• La numeración, si usás el mismo punto de venta en los dos lados. Ahí está el problema más serio, que vemos más abajo.

Opción 1: sincronización nocturna con ARCA

En los planes pagos, declar.ar consulta a ARCA todas las noches los comprobantes emitidos con tu CUIT en tus puntos de venta y trae al panel los que se hicieron por fuera: desde el portal de ARCA o desde otro sistema. Es una consulta de solo lectura, no emite ni modifica nada.

Así, a la mañana siguiente tus ventas, tu IVA y tus notas de crédito coinciden con lo que informa ARCA, sin que tengas que acordarte de importar nada. Es la opción más cómoda si todavía hay alguien que factura desde otro lado de vez en cuando.

Opción 2: importar el archivo de Mis Comprobantes

Desde el servicio Mis Comprobantes de ARCA, con tu clave fiscal, descargás el archivo de comprobantes emitidos de un período y lo subís en declar.ar desde el historial de comprobantes. Está disponible en todos los planes, incluido el Gratis, y lo hace el dueño de la cuenta.

Sirve para traer de una vez lo que facturaste antes de empezar a usar declar.ar, o para ponerte al día con un período puntual.

Opción 3: importación histórica por web service

En el plan Pro, declar.ar puede traer tu historial directamente desde ARCA, sin descargar archivos: descubre tus puntos de venta, recorre los comprobantes autorizados y los incorpora, mientras ves el progreso en tiempo real. Nunca duplica lo que ya está en el panel. Lo explicamos en detalle en cómo importar tus facturas anteriores de ARCA.

El problema de la numeración (y cómo evitarlo)

La numeración de cada punto de venta es correlativa y la lleva ARCA. Si dos sistemas emiten con el mismo punto de venta, cada uno puede intentar usar un número que el otro ya tomó, y ARCA rechaza el comprobante.

declar.ar toma el número de ARCA en el momento de emitir y, si encuentra un número ya usado, lo corrige automáticamente y reintenta sin emitir dos veces la misma factura. Igual, lo más sano es separar: un punto de venta por sistema. Además, un punto de venta creado como "Comprobantes en línea" para el portal de ARCA no sirve para facturar por web services, así que en general ya vas a tener uno distinto para cada cosa. Lo explicamos en qué es un punto de venta en ARCA.

Y el stock de esas facturas

Si controlás stock, una factura que llega desde ARCA o desde una integración no siempre trae productos de tu catálogo: puede decir "Varios" o un detalle escrito a mano. Para eso está el stock pendiente de asignar: declar.ar te muestra esas facturas y le asignás a cada una los productos que salieron, así el inventario queda al día.

Cómo se hace en declar.ar

• Sincronización con ARCA: en los planes pagos corre de noche y la ves en los datos de tu empresa.
• Mis Comprobantes: desde el historial de comprobantes subís el archivo que descargaste de ARCA.
• Importación histórica: en Pro, la lanzás desde el panel y ves el avance en vivo.
• Notas de crédito hechas en ARCA: si en el plan Gratis anulaste una factura desde el portal de ARCA, la registrás en declar.ar con un botón para que el estado de la factura quede al día.

Si vas a dejar de facturar en el portal de ARCA y pasar todo a un sistema, empezá por la vinculación de tu cuenta y traé tu historial con cualquiera de las opciones de arriba. Los planes están en la página de planes.

Preguntas frecuentes

¿La sincronización puede emitir o cambiar facturas en ARCA?
No. Solo consulta lo que ya está autorizado y lo trae al panel.

¿Se duplican las facturas que ya estaban en declar.ar?
No. Las que ya existen en el panel se saltean.

¿Puedo usar el mismo punto de venta en el portal de ARCA y en declar.ar?
En general no: el punto de venta del portal se crea como "Comprobantes en línea" y no sirve para web services. Y aunque compartas uno entre dos sistemas, es mejor evitarlo para no cruzar la numeración.

¿Qué pasa con las facturas de exportación?
La sincronización y la importación histórica trabajan con los comprobantes domésticos (A, B, C y las de crédito MiPyME).