Cómo facturar abonos y cuotas mensuales automáticamente

Si todos los meses le facturás lo mismo a los mismos clientes —una cuota, un abono, un mantenimiento—, podés automatizarlo: cargás el abono una vez y el sistema emite la factura con CAE de ARCA cada período, se la manda al cliente y la deja registrada para que sepas quién pagó y quién no.

Esta guía explica qué datos pide ARCA para facturar servicios periódicos, cómo se arma un abono y cómo funciona en declar.ar.

A quién le sirve

Cualquier negocio que cobre un importe fijo o casi fijo en forma periódica:

• Gimnasios, estudios de yoga o pilates: cuota mensual de cada socio.
• Academias, institutos y talleres: cuotas de cursos y matrículas.
• Profesores particulares: paquete mensual de clases.
• Alquiler de equipos: dispensers, impresoras, maquinaria, andamios.
• Servicios de mantenimiento: ascensores, aires acondicionados, piletas, sistemas.
• Agencias y freelancers: fee mensual de redes, diseño, contabilidad o soporte.
• Software y hosting: suscripciones mensuales, trimestrales o anuales.

El problema de hacerlo a mano

Con diez clientes, facturar a mano a principio de mes lleva una mañana. Con cincuenta, se lleva un día entero y aparecen los errores típicos:

• Te olvidás de facturarle a alguien y te das cuenta dos meses después.
• Le facturás dos veces al mismo cliente.
• Ponés mal el período o un importe viejo.
• La factura queda emitida, pero no sabés si la cobraste: el control va en otra planilla.

Un abono resuelve las dos partes: la emisión y el seguimiento del cobro.

Qué pide ARCA cuando facturás servicios

Cuando el concepto de la factura es servicios (o productos y servicios), ARCA exige tres datos además de los habituales:

• Período facturado desde: el primer día del servicio que estás cobrando.
• Período facturado hasta: el último día de ese período.
• Fecha de vencimiento del pago: hasta cuándo tiene el cliente para pagar.

En una cuota de octubre, por ejemplo, el período va del 1 al 31 de octubre y el vencimiento puede ser el 10. En un abono, estos datos se calculan solos en cada período, que es justamente donde más errores se cometen a mano. Lo explicamos en detalle en factura de servicios: período facturado y vencimiento.

Cómo se arma un abono

Un abono es, básicamente, una factura que se repite. Para definirlo necesitás:

Con eso, cada período se emite una factura igual, con las fechas del período que corresponde.

Cómo se hace en declar.ar

En declar.ar cargás el abono una sola vez con el cliente, el concepto, el monto y la periodicidad. A partir de ahí:

1. declar.ar emite la factura por vos en cada período, autorizada en ARCA con CAE. El tipo de factura (A, B o C) sale de tu condición fiscal y la del cliente, como en cualquier otra factura.
2. Se la envía al cliente con el PDF y su código QR.
3. Queda en la cuenta corriente del cliente, así ves en un solo lugar qué te debe cada uno. Más sobre esto en cuenta corriente de clientes y cobranzas.
4. Si no paga, le mandás un recordatorio de cobro desde el sistema, sin tener que escribirle uno por uno.
5. Puede pagar con un link de Mercado Pago, y el cobro queda registrado. Si querés ir un paso más allá, también podés cobrar con Mercado Pago y facturar automáticamente.

Si un cliente se da de baja, das de baja su abono y deja de facturarse. Si un mes hay algo extra que cobrar, lo facturás aparte como siempre.

Y si aumentás los precios

Con la inflación, el monto del abono no queda fijo mucho tiempo. Cuando actualizás la cuota, cambiás el monto del abono y las facturas siguientes salen con el precio nuevo. Las facturas ya emitidas no se tocan.

Abonos o carga desde Excel

Si lo que facturás cada mes cambia mucho de un cliente a otro (por ejemplo, horas trabajadas o consumo), puede convenirte más armar una planilla y emitir todo junto. Para eso está la facturación masiva desde Excel. Para importes fijos, el abono es más cómodo porque no tenés que hacer nada cada mes.

Qué plan necesitás

Los abonos están disponibles desde el plan Plus. Las facturas que declar.ar emite por vos cuentan como facturación gestionada:

• Plus: hasta 750 facturas gestionadas por mes, más facturación simple sin límite.
• Pro: facturación gestionada ilimitada.

Con la prueba de Plus de 14 días podés cargar tus abonos y ver cómo funciona antes de pagar. Los precios están en la página de planes.

Preguntas frecuentes

¿Las facturas automáticas son válidas ante ARCA?
Sí. Cada factura del abono se autoriza en ARCA y sale con su CAE, igual que una que emitís a mano.

¿Tengo que entrar todos los meses a emitirlas?
No. Una vez cargado el abono, declar.ar emite la factura en cada período y se la manda al cliente.

¿Qué pasa si el cliente no paga?
La factura queda como deuda en su cuenta corriente y le podés mandar recordatorios de cobro desde declar.ar. Vos ves en un solo lugar quién está al día y quién no.

¿Puedo cambiar el monto de un abono?
Sí. Actualizás el monto y las próximas facturas salen con el precio nuevo; las ya emitidas quedan como estaban.

¿Y si emití una factura de abono por error?
Se anula con una nota de crédito, que en Plus y Pro se hace con un clic. Te lo explicamos en cómo anular una factura electrónica.