Cómo un estudio contable controla vencimientos, recategorizaciones y documentación de toda su cartera

En un estudio contable el problema no suele ser saber qué hacer, sino saber a tiempo qué le falta a cada cliente: quién no mandó las compras, a quién le vence algo esta semana, qué monotributista se está acercando al tope de su categoría. Con veinte clientes se maneja con una planilla; con cien, la planilla se queda atrás.

declar.ar tiene un plan para estudios que reúne toda la cartera en un tablero, con vencimientos, recategorizaciones, pedidos de documentación e informes al cliente. Si querés ver cómo un contador accede a la facturación de sus clientes, empezá por software de facturación para contadores. Esta guía va un paso más allá: cómo organizar el trabajo del mes.

El tablero de la cartera

La vista principal muestra todos los clientes con alertas que te dicen dónde mirar primero:

• Sin actividad: clientes que no facturaron ni cargaron nada en el período.
• Rechazos: comprobantes que ARCA rechazó y quedaron sin resolver.
• Monotributo cerca del tope: clientes cuya facturación de los últimos 12 meses se acerca al límite de su categoría.

Desde ahí entrás a la cuenta de cualquier cliente para facturar por él, le dejás notas privadas que solo ve el estudio o le mandás un mensaje.

Vencimientos de toda la cartera

Cada cliente tiene su calendario según la terminación de su CUIT y su perfil fiscal: pago y recategorización del monotributo, DDJJ de IVA, Libro IVA Digital, Ganancias, Bienes Personales, F931, SICORE e Ingresos Brutos local o Convenio Multilateral. El estudio los ve todos juntos, ordenados por fecha, en lugar de armar el calendario cliente por cliente.

Recategorización con categoría sugerida

Para cada monotributista, declar.ar compara lo facturado en los últimos 12 meses con el tope de su categoría y te muestra una categoría sugerida. Antes de cada recategorización tenés la lista de quién sube, quién se mantiene y quién está en riesgo de exclusión, sin sumar facturas a mano. Del lado del cliente, el control del tope está explicado en cómo saber si te pasaste del tope del monotributo.

Tareas del mes y cierre de período

Las tareas del mes funcionan como un checklist del estudio: qué falta presentar o revisar en cada cliente, sin entrar uno por uno. Cuando terminás un período, lo cerrás: a partir de ahí nadie puede modificar las compras de ese mes, así lo que presentaste no cambia por una carga tardía.

Pedidos de documentación con recordatorios

En vez de perseguir a los clientes por WhatsApp, armás un pedido de documentación con lo que necesitás (facturas de compra, extractos, lo que sea) y declar.ar le avisa al cliente por mail y le manda recordatorios mientras falte algo. Cuando el cliente sube una factura de compra, el estudio la puede pasar a su cuenta como compra en borrador, leída desde la foto o el PDF, lista para revisar. Más sobre esa lectura en cómo cargar facturas de compra con una foto.

Para que el cliente reciba los avisos tiene que tener su usuario en declar.ar; si todavía no lo tiene, el pedido queda cargado hasta que lo invites.

Informe mensual al cliente

Cada mes podés mandarle a cada cliente un informe en PDF con el nombre del estudio: ventas, IVA o monotributo, situación en ARCA, vencimientos y documentación pendiente. Lo mandás a mano o dejás prendido el envío automático a partir del día que elijas. Es una forma simple de que el cliente vea el trabajo del estudio sin que tengas que escribir un mail por cada uno.

Honorarios

El estudio también factura: con honorarios emitís cada mes la factura a todos tus clientes desde el mismo lugar, en lugar de hacerlas de a una.

Deuda y notificaciones de ARCA

Podés consultar la deuda y las notificaciones del Domicilio Fiscal Electrónico de un cliente sin entrar a ARCA con su clave. La consulta la lanzás vos cuando la necesitás.

Descargas por cliente

Para cada cliente tenés a mano, por período:

• Ventas en Excel o CSV.
• Libro IVA en Excel, con hojas de ventas y compras.
• Libro IVA Digital de ventas y de compras, en el formato de ARCA (lo explicamos en Libro IVA Digital de ventas y compras).
• Compras por rubro.

Equipo del estudio

Sumás a tu equipo con roles: titular, socio y colaborador. El colaborador ve solo los clientes que le asignás, así cada uno trabaja su parte de la cartera.

Cómo se hace en declar.ar

1. Sumá tus clientes. Podés darlos de alta con su clave fiscal, y declar.ar hace la vinculación con ARCA por ellos; o, si el cliente ya te designó como representante, usar tu propia clave.
2. Revisá el tablero y las alertas al empezar la semana.
3. Mirá los vencimientos de toda la cartera y las recategorizaciones sugeridas cuando se acerca la fecha.
4. Mandá los pedidos de documentación a principio de mes y dejá que los recordatorios hagan el resto.
5. Cerrá el período cuando presentes, y mandá el informe mensual.

El plan para estudios se cobra según la cantidad de CUIT que administrás, con todas las funciones en todos los niveles. Los precios están en planes para estudios contables. Si sos contador independiente y solo necesitás acceder a la cuenta de clientes que ya usan declar.ar, tenés una cuenta de contador gratuita.

Preguntas frecuentes

¿Necesito la clave fiscal de cada cliente?
Para dar de alta un cliente nuevo, la clave fiscal permite que declar.ar haga la vinculación con ARCA por él. Si el cliente ya te designó como representante, podés usar tu propia clave.

¿El cliente ve las notas que dejo en su ficha?
No. Las notas privadas solo las ve el estudio.

¿Qué pasa si un cliente carga una compra después de que cerré el mes?
No puede: con el período cerrado, las compras de ese mes quedan bloqueadas para que lo presentado no cambie.

¿Un colaborador ve toda la cartera?
No. Ve solo los clientes que le asignás.