Presupuesto, remito y factura: qué es cada uno y cuándo se usa
Son tres documentos que aparecen en casi cualquier venta a empresas, pero cumplen funciones distintas: el presupuesto le dice al cliente cuánto le va a costar algo antes de comprarlo, la factura documenta la venta ante ARCA y el remito acompaña la entrega de la mercadería.
Confundirlos genera problemas concretos: mandar una factura cuando el cliente solo pidió precio, entregar sin dejar constancia o facturar dos veces lo mismo. Acá te explico qué es cada uno, cómo se encadenan y cómo llevarlos en declar.ar.
El presupuesto
Es una cotización: el detalle de lo que ofrecés, con cantidades, precios, condiciones y una fecha de validez. No tiene efectos fiscales: no se informa a ARCA, no lleva CAE y no genera deuda del cliente.
- Para qué sirve: que el cliente decida, compare o pida aprobación interna.
- Qué tiene que tener: datos del cliente, detalle, precios (aclarando si incluyen IVA), condiciones de pago, plazo de entrega y validez. Con precios que cambian seguido, la validez te protege de tener que sostener un precio viejo.
La factura
Es el comprobante fiscal de la venta. Se emite electrónicamente, ARCA la autoriza con un CAE y a partir de ahí cuenta como facturación tuya y, si es una factura A, como crédito fiscal del cliente. Es la que genera la deuda en la cuenta corriente del cliente y la base para cobrar.
Una vez emitida no se puede editar: si hay un error se corrige con una nota de crédito. Por eso conviene que el presupuesto ya esté aceptado y revisado antes de facturar. Qué datos tiene que llevar está en datos obligatorios de una factura electrónica.
El remito
Es el documento que acompaña la entrega de la mercadería: qué se entregó, cuánto y a quién. El cliente lo firma al recibir y te queda como constancia de que la entrega se hizo. No lleva precios necesariamente y no reemplaza a la factura.
Un punto importante: en Argentina, para trasladar mercadería existe el remito fiscal (remito "R"), con requisitos propios de ARCA, y en algunas actividades el remito electrónico. Si tu operación necesita ese tipo de remito para el transporte, consultalo con tu contador: no es lo mismo que una constancia de entrega interna.
Diferencias de un vistazo
| Presupuesto | Factura | Remito | |
|---|---|---|---|
| Para qué sirve | Cotizar antes de vender | Documentar la venta | Documentar la entrega |
| Se informa a ARCA | No | Sí, con CAE | Depende del tipo de remito |
| Genera deuda del cliente | No | Sí | No |
| Lleva precios | Sí | Sí | No necesariamente |
| Se puede modificar | Sí, o se arma otra versión | No, se corrige con nota de crédito | Se anula y se hace otro |
El circuito típico
- El cliente pide precio y le mandás un presupuesto.
- El cliente lo acepta (o lo rechaza, o pide cambios y armás otra versión).
- Facturás lo aceptado. La factura sale con CAE y queda en la cuenta corriente del cliente.
- Entregás con un remito por lo que sale. Si entregás en partes, hacés un remito por cada entrega hasta completar lo facturado.
- Cobrás y emitís el recibo, que cancela la factura.
En algunos rubros el orden de la factura y la entrega se invierte (se entrega primero y se factura después). Lo importante es que los tres documentos queden vinculados, así siempre sabés qué se cotizó, qué se facturó y qué falta entregar.
Cómo se hace en declar.ar
Presupuestos y remitos están disponibles desde el plan Plus.
Presupuestos
- Armás el presupuesto con el cliente, los productos o servicios, los precios y la fecha de vencimiento, y lo descargás en PDF para mandarlo.
- Lo marcás como aceptado o rechazado según la respuesta del cliente, y lo podés duplicar para armar una variante sin empezar de cero.
- Cuando el cliente acepta, lo convertís en factura con un clic: los datos del cliente y las líneas pasan a la factura, la revisás y la emitís con CAE. Si el presupuesto está vencido, el sistema te avisa antes.
- Ves la tasa de conversión: cuántos de tus presupuestos terminan en venta.
- También se lo podés pedir a Zara por mensaje o por audio: "armale un presupuesto a Juan por 3 horas de consultoría". Mirá facturar con un audio.
Remitos
En declar.ar el remito es un documento interno de entrega: se genera a partir de una factura aprobada y sirve para registrar qué se entregó. No es el remito R ni el remito electrónico de ARCA; si necesitás alguno de esos para el traslado de la mercadería, consultalo con tu contador.
- Generás el remito desde la factura, con su PDF para que el cliente lo firme.
- Admite entregas parciales: si facturaste 100 unidades y hoy entregás 60, el sistema te muestra que quedan 40 pendientes de entrega.
- Registrás la confirmación de la entrega cuando el cliente recibe.
Y la factura queda en la cuenta corriente del cliente para seguir el cobro. Todo el circuito está en el mismo lugar: lo explicamos en ya no es solo facturar. Los planes, en la página de planes.
Preguntas frecuentes
¿Un presupuesto tiene validez fiscal?
No. Es una cotización: no se informa a ARCA ni genera deuda. Lo que documenta la venta es la factura.
¿Puedo facturar sin haber hecho presupuesto?
Sí. El presupuesto es opcional; sirve cuando el cliente necesita aprobar el precio antes de comprar.
¿El remito reemplaza a la factura?
No. El remito documenta la entrega; la venta se documenta con la factura.
¿Puedo entregar en varias veces lo que facturé una sola vez?
Sí. Hacés un remito por cada entrega y declar.ar te muestra cuánto queda pendiente de entregar.
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